Zadania
Aby zorganizować pracę nad projektem, podłączyć do niego odpowiednich pracowników i dodać terminy, wystarczy poprawnie ustawić zadania a następnie zostanie tylko wykonać.
Uprość swoją pracę dzięki szablonom zadań w Bitrix24.
Dla kogo?
CO JEST WAŻNE W PROJEKTACH?
Przechowywanie danych
Projekt gromadzi dużo dokumentacji, plików i innych danych, które wymagają bezpiecznego i uporządkowanego przechowywania w jednym miejscu.
Wszystkie pliki są przechowywane na Bitrix24.Disk połączonym z projektem.
Organizacja płatności
Płatności za prace projektowe można regulować w ratach lub tylko pod warunkiem dokonania „zaliczki” przed rozpoczęciem pracy. Jak kontrolować i automatyzować proces sprzedaży?
Bitrix24.CRM w kartce Deal z skonfigurowanej automatyzacją na dostosowanych etapach uprości proces sprzedaży.
a także:
Czaty online
Projekt jest pracą zespołową, dlatego ważne jest, aby nawiązać szybką komunikację i przekazanie informacji między pracownikami za pomocą czatów uczestników projektu.
Wiązanie z projektem i ograniczona liczba uczestników.
Kalendarz
Wygodne wyświetlanie w Kalendarzu i regularne przypomnienia pomogą Ci nie przegapić terminu i terminowo składać zadania lub planować spotkania organizacyjne.
Planowanie indywidualne i zespołowe z rezerwacją czasu.
PRZYKŁAD WDRĄŻENIA
CASE BITRIX24
DANE WEJŚCIOWE
Klient:
Agencja rekrutacyjna, która pomaga w zatrudnieniu i przygotowaniu niezbędnej dokumentacji dla osób przybywających do kraju z zagranicy.
Co sprawiło trudności:
1. Każdy pracownik ma swój osobny pakiet dokumentów (zdjęcia, certyfikaty, oświadczenia, umowy itd.). Wszystkie z nich były przechowywane w domenie publicznej na platformie chmurowej bez wygodnej nawigacji. Wyszukiwanie wszystkich dokumentów dla konkretnej osoby potrzebowało dużo czasu, bezpieczeństwo dostępu rodzi pytania.
2. Proces zbierania dokumentów jest długi, angażuje kilka osób odpowiedzialnych, ale jednocześnie wykonująca praca dosyć monotoniczna. Bez automatyzacji, niektóre ważne etapy i działania zostają „zapomniane”, co później zostaje wykryte i wymaga dodatkowych wysiłków w celu skorygowania błędów.
Zadania:
1. Zautomatyzuj i uprość proces gromadzenia i przetwarzania dokumentów w celu legalnej pracy zagranicznego pracownika.
2. Utwórz bazę danych osób zatrudnionych agencją, aby szybko wybrać personel, biorąc pod uwagę sezonowość, prace projektowe, a nawet całe zespoły zawodowe.
Jeden pracownik - jeden projekt
Aby wygodnie zebrać wszystkie informacje w jednym miejscu w Bitrix24,
dla każdego pracownika tworzony jest osobny projekt.
Dokumenty w projekcie
Wszystkie dokumenty są przechowywane na dysku projektu: zdjęcia wnioskodawcy, skany tożsamości, paszporty, umowy i tak dalej. Menedżerowi wygodnie jest wyszukiwać niezbędne pliki; nie są one nigdzie gubione. Dostęp do każdego projektu jest ograniczony. Same dokumenty można edytować bezpośrednio w Bitrix24.
Zadania projektu
W ramach projektu możesz wyznaczać cele i określać ich terminy. Aby zautomatyzować pracę menedżerów, stworzyliśmy złożone szablony zadań. Teraz menedżer musi tylko wybrać szablon, którego potrzebuje, a zadania zostaną dodane do projektu sekwencyjnie, wskazując terminy, osobę odpowiedzialną, podzadania i specjalne tagi. W tym przykładzie utworzono 3 złożone szablony, z których każdy zawierał więcej niż 10 podzadań.
Poziomy
zadań
Przykładowe zadanie
z podzadaniami
Okazuje się, że dla każdego pracownika stworzono Projekt, w ramach którego menedżer wykonywał zadania zbierania dokumentów i dołączał niezbędne pliki na Dysk.
Kontrola prawna
WERYFIKACJA DOKUMENTÓW
Po przygotowaniu wszystkich dokumentów są one sprawdzane przez prawnika. Uzyskuje dostęp do Projektu jako użytkownik Extranet, tzn. wewnętrzny użytkownik portalu, który nie musi posiadać konto w Bitrix24. Prawnik zatwierdza pakiet dokumentów i dalej przekazuję je do stawienia pieczątki i podpisu. Co więcej, jako użytkownik ekstranetu, który może korzystać z kalendarza, wprowadzać zmiany daty dostawy i szacunkową datę otrzymania dokumentów z powrotem.
KONTROLA CZASU TRWANIA DOKUMENTÓW
Ponieważ dokumenty tego typu są zwykle tymczasowe i wydawane na określony czas, prawnik odnotowuje również datę, kiedy konieczne będzie przedłużenie ważności dokumentu lub sporządzenie nowego. A miesiąc przed tym terminem menedżer otrzymuje przypomnienie i kontaktuje się z pracownikiem w celu ponownego ustalenia możliwości pracy za granicą.
Jeśli, podobnie jak nasz Klient, masz kilka opcji płatności (na przykład przedpłata, kaucja, plan ratalny), wygodnie jest używać różnych kierunków transakcji. Każdy kierunek ma własne etapy płatności, własne szablony dokumentów, a wszyscy klienci są podzieleni na segmenty według kryterium dokonywania płatności.
WYNIK
Dokumenty uporządkowane
Zautomatyzowany proces zbierania dokumentów
Działalność pracowników kontrolowana w Bitrix24
Działalność pracowników sprawdzane w Bitrix24
CRM form will load here
WYPEŁNIJ FORMULARZ LUB SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI
Nasze doświadczenie z Bitrix24 i znajomość jego narzędzi pozwoli ci dostosować proces biznesowy o dowolnej złożoności.
Złóż wniosek o automatyzację swojego biznesu!
Contact Info
SUPPORT.PL Sp. z o.o.
Warszawa, Polska
.