Bitrix24 - przykład adaptacji

portal informacyjny (korporacyjny)
w Bitrix24

Tworzenie ekosystemu dla firmy - organizowanie komunikacji między pracownikami i innych procesów wewnętrznych online na jednej platformie.

Projekt

Zadania, które znalazły się w tej realizacji:

Stworzenie i wdrożenie korporacyjnego portalu intranetowego dostępnego dla wszystkich pracowników 

Utworzenie wspólnego miejsca przechowywania danych 

Usprawnienie szkoleń, rozwoju i oceny pracowników 

Ułatwienie dostępu do informacji na portalu 

Usprawnienie i ustrukturyzowanie komunikacji wewnętrznej i przejrzystości organizacyjnej

Jak to działa?

Narzędzia i rozwiązania do powierzonych zadań:


Szybka rejestracja pracowników i organizacja struktury firmy

Dzięki szybkiej rejestracji zebraliśmy wszystkich pracowników firmy na jednej platformie, na której teraz mogą rozwiązywać wszystkie problemy związane z pracą. 

Ponadto stworzono strukturę firmy, która w pełni odzwierciedla podporządkowanie pracowników, podział na działy - wszystko to pomoże później zautomatyzować procesy zatwierdzania, uporządkować różne prawa dostępu według stanowiska i wiele więcej.



Profil pracownika

Każdy pracownik ma własną kartę, na której przechowywane są wszystkie niezbędne informacje o nim (jego dane osobowe, kontakty, stanowisko itp.). Automatyczne ustawienie zadania wypełnienia tej karty przez pracownika natychmiast po rejestracji w portalu.

Interaktywna komunikacja na portalu

Komunikacja wewnętrzna jest organizowana na portalu za pomocą następujących narzędzi:

  • Tablica aktywności
  • Czaty (publiczny i prywatny, grupowy i stały, firmowy)
  • Przeprowadzenie ankiet wśród pracowników
  • Ogłoszenia do odczytu
  • Pogląd statystyk
  • Polubienia, pozytywne oraz negatywne reakcje
  • Wideokonferencje
  • Kalendarze osobiste, grupowe i firmowe
  • Harmonogram wydarzeń i zaproszenia 

Jedno miejsce do przechowywania i udostępniania dokumentów i plików

Każdy pracownik firmy ma dostęp do dysku współdzielonego, na którym przechowywane są ważne pliki i dokumenty. Tutaj pracownicy mogą wygodnie wymieniać się plikami, edytować dokumenty online oraz udostępniać do nich linki wewnętrzne i zewnętrzne.

Ponadto każdy pracownik ma swój osobisty Dysk, na którym może przechowywać osobiste pliki.

A jeśli pracownik jest członkiem projektu lub grupy roboczej, to jest mu przydzielany osobny folder, do którego dostęp mają tylko uczestnicy grupy i do którego można szybko i wygodnie dostać się bezpośrednio z projektu/grupy.


Rozdzielenie praw dostępu
do narzędzi portalu

W zależności od uprawnień pracownika, otrzymuje on określone prawa dostępu do różnych narzędzi Bitrix24. Np. dla klienta skonfigurowaliśmy dostęp do CRM tylko dla pracowników działu handlowego, natomiast sprzedawcy również mają pewne ograniczenia, np. do raportów.

Automatyzacja zadań

Dzięki funkcjonalności Bitrix24 zautomatyzowano ustawianie i wykonywanie wielu standardowych zadań dla pracowników. 

Na przykład po zarejestrowaniu w portalu wszystkim pracownikom automatycznie przydzielane są zadania związane z wypełnieniem profilu, podłączeniem skrzynki pocztowej itp.
Również dla pracowników niektórych działów zadania tygodniowe/miesięczne są ustawiane przypomnieniami o stworzeniu raportu z pracy.


Grupy robocze i zespoły projektowe

Każdy dział firmy posiada własną grupę roboczą, do której dodani są wszyscy pracownicy działu. Dla nich udostępniony jest czat ogólny, wspólny dysk grupowy, działowa baza wiedzy, w ramach grupy można ustalać zadania, prowadzić własny kalendarz wydarzeń i wiele więcej. 

Projekty działają podobnie jak grupy, ale są ograniczone czasowo – pracownicy tworzą projekty na zlecenie klienta, gdzie wykonują całą pracę na kliencie.


REZERWOWANIE ZASOBÓW WEWNĘTRZNYCH

W firmie istnieją wspólne zasoby, z których każdy pracownik może korzystać w swojej pracy – samochód do podróży służbowych, sale konferencyjne na spotkania z klientami itp. 

W celu kontrolowania dostępności tych zasobów zorganizowano system rezerwacji, dzięki któremu pracownik może „pożyczyć” zasób na określony czas w kalendarzu. Pomaga to uniknąć zmiany rezerwacji tego samego zasobu.

Baza danych

Portal Bitrix24 służy również jako magazyn bazy danych. Obecnie portal prowadzi i przechowuje bazę numerów telefonów lub adresów pracowników.

BAZA WIEDZY

Dla pracowników stworzone bazy wiedzy – wspólne dla wszystkich pracowników, w których znajdują odzwierciedlenie odpowiedzi na popularne pytania i ogólne instrukcje dotyczące przepływów pracy, a także lokalne bazy wiedzy dla działów, w których przechowywane są artykuły i poradniki w ramach specyfiki pracowników.

"MAM POMYSŁ"

Każdy pracownik może zostawić dowolny pomysł na pracę, a nie tylko procesy.

NAPISZ DO KIEROWNICTWA

Ponadto pracownicy mogą pisać bezpośrednio do kierownictwa ze swoimi pytaniami lub propozycjami i mieć pewność, że otrzymają szybką odpowiedź.

BIBLIOTEKA

Firma prowadzi również bibliotekę dla pracowników, która została przeniesiona do kontroli elektronicznej w odrębnej bazie danych i systemie księgowania.

Wyniki wdrożenia 

Założenie karty pracownika (profilu) 
Szybkę i łatwe przeprowadzanie ankiet, tworzenie dyskusji i ogólnych czatów pracowniczych 
Automatyzacja rutynowych zadań (negocjowanie warunków umów, podpisywanie dokumentów, zatwierdzanie urlopów itp.) + z uwzględnieniem pracy zdalnej 
Organizacja wspólnej pracy nad zadaniami 
Zorganizowanie pracowników w grupy robocze do realizacji zleceń, uruchamiania projektów i innych działań 
Stworzenie książki telefonicznej i adresowej dla wszystkich pracowników 
Organizacja akceptacji zgodnie z organizacją firmy 
Stworzenie bazy wiedzy do ciągłych szkoleń i rozwoju pracowników 
Organizowanie procesu rezerwacji sal konferencyjnych i innych zasobów 
Jak również wspólne kalendarze, newslettery, podziękowania, urodziny, usługi "Got an Idea", "Board of Honour", "Management Communication", "Library". 

CHCESZ TEGO SAMEGO? SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI!

CRM form will load here
Używamy plików cookies
Preferencje plików cookie
Poniżej możesz znaleźć informacje o celach, do których my i nasi partnerzy używamy plików cookie i przetwarzamy dane. Możesz skorzystać z preferencji dotyczących przetwarzania i/lub poznać szczegóły na stronach internetowych naszych partnerów.
Analityczne pliki cookie Wyłącz wszystkie
Funkcjonalne pliki cookie
Inne pliki cookie
We use cookies to personalize content and ads, to provide social media features and to analyze our traffic. Dowiedz się więcej o naszej polityce plików cookie.
Zmień preferencje Akceptuj wszystkie
Cookies
Z technologiami Bitrix24. Twórz strony internetowe online
Zgłoś nadużycie