Projekt
Klient: Grupa firm specjalizująca się w tworzeniu i zarządzaniu projektami inwestycyjnymi.
Funkcje Projektu: Nasz klient ma grupę firm. Grupę firm podzielono według obszarów działalności (budownictwo kompleksowe i mieszkaniowe, sprzedaż energii elektrycznej, budowa farm wiatrowych, nowoczesne rozwiązania z zakresu finansów i energetyki, blockchain itp.). Klient ma 76 osób prawnych w różnych miastach.
Zadanie: Zorganizować jasny i przejrzysty obieg dokumentów dla 76 firm wraz z dystrybucją dokumentów przychodzących według organizacji do różnych odpowiedzialnych osób.
rozwiązanie
Ponieważ przetwarzanie dokumentów jest złożonym i obszernym procesem w firmie, dla wygody rozwiązanie zostało sporządzone w osobnej aplikacji. Dzięki temu możemy w łatwy sposób rozróżnić procesy biznesowe z różnych kierunków / firm i utrzymać cały przepływ dokumentów w jednym interfejsie aplikacji. Dla ułatwienie procesu automatyzacji wyróżniliśmy jego główne etapy:
Rejestracja dokumentu
Przetwarzanie dokumentów
Archiwizacja dokumentów
Jak to wygląda w bitrix24?
![](https://cdn.bitrix24.pl/b7652237/landing/449/449522641906972169d39a9e646372e8/addnew_1x.png)
![](https://cdn.bitrix24.pl/b7652237/landing/66b/66bfdb5e40ffce4800010e880889ecc8/matr_eng_1x.png)
DYSTRYBUCJA PRAW DOSTĘPu DO DOKUMENTÓW
Każdy podmiot prawny ma własną grupę osób odpowiedzialnych. Zatem dla każdej z 76 firm wyznaczono 3 role z różnymi prawami dostępu do dokumentów:
LIDER BIZNESOWY (CEO)
To szef firmy, czyli pracownik, który ma pełny dostęp do wszystkich dokumentów i do wszystkich etapów edycji.
ASYSTENT PROJEKTU
To użytkownik, który ma dostęp do 2 i 3 etapów przetwarzania dokumentów (po rejestracji), czyli opisu i archiwizacji. Obok tego pola możesz aktywować możliwość pracy dla tego pracownika z poufnymi dokumentami.
REJESTRATOR
Pracownik, który domyślnie rejestruje dokumenty tej firmy.
![](https://cdn.bitrix24.pl/b7652237/landing/5e1/5e1adc0f01326741a81609d0d5f71740/Screenshot_37_1x.png)
Rejestracja dokumentów
- nazwę dokumentu;
- data otrzymania dokumentu;
- rodzaj dokumentu (zwykły, poufny lub faktura)
- firma odbiorcy (jedna z firm naszych klientów)
- nadawca (osoba prawna, od której przyszedł dokument)
Jak tylko dokument zostanie przetworzony, jego status zmieni się na „Zarejestrowany”
![](https://cdn.bitrix24.pl/b7652237/landing/31f/31fe4c3d39e2f5b860334b2fe6eda1ce/doc3pl_1x.png)
Przetwarzanie dokumentów
Następnie dokument jest przekazywany do Asystenta Projektu w celu przetworzenia. Oprócz możliwości zmiany pól wypełnianych przez rejestratora, asystent musi wypełnić następujące pola:
- Data wydania;
- Numer dokumentu;
- projekt;
- znak na tworzeniu zadania (ustawione lub nie)
- specjalizacja;
- tagi;
- słowa kluczowe;
- oryginalny dokument.
![](https://cdn.bitrix24.pl/b7652237/landing/1a6/1a6c1d4359bf2723b2f3cf3fb9d0841b/Screenshot_35_1x.png)
![](https://cdn.bitrix24.pl/b7652237/landing/bbc/bbc0f6947c47777300199d48d63ad7f8/Screenshot_28_1x.png)
![](https://cdn.bitrix24.pl/b7652237/landing/706/706d7a8de66edc5728cfcafad0ccbfb2/Screenshot_34_1x.png)
![](https://cdn.bitrix24.pl/b7652237/landing/1c2/1c241660fffebe56dadefbba20b400b1/Screenshot_36_1x.png)
![](https://cdn.bitrix24.pl/b7652237/landing/878/8786708232e04c7bc299928d5d94734b/Screenshot_38_1x.png)
![](https://cdn.bitrix24.pl/b7652237/landing/c81/c81e3fb63fe0307dd7e0794e98977d74/doc4pl_1x.png)
Wynik
ZAKTUALIZUJ SWÓJ PORTAL BITRIX24 ZA POMOCĄ różnorodnych APLIKACJI oraz ZWIĘKSZ AUTOMATYZACJĘ SWOJEJ FIRMY!
Spróbuj teraz, za darmo z Bitrix24 Marketplace!
BONUS przy zakupie klucza licencyjnego aplikacji:Instalacja aplikacji na twoim portal jest darmowa!
![Aplikacje Bitrix24](https://cdn.bitrix24.pl/b7652237/landing/6cd/6cd984d15427f2edc9d556ff1003e52c/dox_1x.png)