Przepływ dokumentów w grupie firm - Bitrix24 Case Study - Automatyzacja zarządzania dokumentami

Bitrix24 Case study

PRZEPŁYW DOKUMENTÓW
w grupie firm

Automatyzacja zarządzania dokumentów przychodzących w systemie Bitrix24

Projekt

Klient: Grupa firm specjalizująca się w tworzeniu i zarządzaniu projektami inwestycyjnymi.

Funkcje Projektu: Nasz klient ma grupę firm. Grupę firm podzielono według obszarów działalności (budownictwo kompleksowe i mieszkaniowe, sprzedaż energii elektrycznej, budowa farm wiatrowych, nowoczesne rozwiązania z zakresu finansów i energetyki, blockchain itp.). Klient ma 76 osób prawnych w różnych miastach.

Zadanie: Zorganizować jasny i przejrzysty obieg dokumentów dla 76 firm wraz z dystrybucją dokumentów przychodzących według organizacji do różnych odpowiedzialnych osób.

rozwiązanie

Ponieważ przetwarzanie dokumentów jest złożonym i obszernym procesem w firmie, dla wygody rozwiązanie zostało sporządzone w osobnej aplikacji. Dzięki temu możemy w łatwy sposób rozróżnić procesy biznesowe z różnych kierunków / firm i utrzymać cały przepływ dokumentów w jednym interfejsie aplikacji. Dla ułatwienie procesu automatyzacji wyróżniliśmy jego główne etapy:

Rejestracja dokumentu

Przetwarzanie dokumentów

Archiwizacja dokumentów

Jak to wygląda w bitrix24?

ładowanie dokumentów

Dostępne są tylko 3 możliwości otrzymywania dokumentów bezpośrednio do aplikacji:

z folderu do Bitrix24.Dysk , w którym pracownicy umieszczają skany dokumentów;
z jednej skrzynki pocztowej, która służy do odbierania dokumentów;
dodanie dokumentu ręcznie przez pracownika z odpowiednimi uprawnieniami.

DYSTRYBUCJA PRAW DOSTĘPu DO DOKUMENTÓW

Każdy podmiot prawny ma własną grupę osób odpowiedzialnych. Zatem dla każdej z 76 firm wyznaczono 3 role z różnymi prawami dostępu do dokumentów:

LIDER BIZNESOWY (CEO)

To szef firmy, czyli pracownik, który ma pełny dostęp do wszystkich dokumentów i do wszystkich etapów edycji.

ASYSTENT PROJEKTU

To użytkownik, który ma dostęp do 2 i 3 etapów przetwarzania dokumentów (po rejestracji), czyli opisu i archiwizacji. Obok tego pola możesz aktywować możliwość pracy dla tego pracownika z poufnymi dokumentami.

REJESTRATOR

Pracownik, który domyślnie rejestruje dokumenty tej firmy.

Rejestracja dokumentów

Po dodaniu dokumentu do portalu osoba odpowiedzialna za pierwotne przetwarzanie dokumentu rejestruje go i wypełnia pola:

nazwę dokumentu;
data otrzymania dokumentu;
rodzaj dokumentu (zwykły, poufny lub faktura)
firma odbiorcy (jedna z firm naszych klientów)
nadawca (osoba prawna, od której przyszedł dokument)

Jak tylko dokument zostanie przetworzony, jego status zmieni się na „Zarejestrowany”

Przetwarzanie dokumentów

Następnie dokument jest przekazywany do Asystenta Projektu w celu przetworzenia. Oprócz możliwości zmiany pól wypełnianych przez rejestratora, asystent musi wypełnić następujące pola:

Data wydania;
Numer dokumentu;
projekt;
znak na tworzeniu zadania (ustawione lub nie)
specjalizacja;
tagi;
słowa kluczowe;
oryginalny dokument.

SPECJALIZACJA

Podczas rejestracji i przetwarzania dokumentu można wypełnić „pole specjalizacji” - wyszczególnione są stanowiska pracowników, które są związane z dokumentem, np. Prawnik, programista, specjalista ds. Technicznych, oficer HR, księgowy, marketingowiec, kierownik dział, kierownik sprzedaży.

ZADANIE DLA WSZYSTKICH UCZESTNIKÓW
PRZETWARZANIA DOKUMENTÓW

Podczas rejestracji dokumentu tworzone jest zadanie z następującym opisem:

„Przeczytaj dokument i kontynuuj -” Nazwa dokumentu z aplikacji„+ w załączonych plikach znajduje się dokument do przejrzenia.

Stworzone przez: Pracownik, który opisał dokument
Deadline: Bieżąca data + 1 dzień
Osoba odpowiedzialna : Asystent z karty firmowej
Uczestnicy: Pracownicy ze specjalizacji wybierani przy opisie dokumentu. Jeśli specjalizacja nie zostanie ukończona dla danej firmy, to w zadaniu nie będzie współwykonawców.
Obserwatorzy: Biznesowi Leaderzy karty firmy
Projekt: HUB z karty firmowej
CRM: Główna firma i wykonawca z formularza rejestracyjnego.

Zadanie jest zamykane ręcznie.

WYGODNE FILTROWANIE WEDŁUG SŁÓW KLUCZOWYCH

Podczas przetwarzania dokumentu można wpisać słowa kluczowe(tagi), za pomocą których można przeprowadzić szybkie wyszukiwanie

na przykład możesz sortować według typu dokumentu - Certyfikat, Zamówienie, Umowa, Kwestionariusz, Akt notarialny, Protokół, Powiadomienie, Oświadczenie itp.

FILTR I WYSZUKIWANIE DOKUMENTÓW

Status (nowy, zarejestrowany, opisany, zarchiwizowany)
Słowa kluczowe
Specjalizacja
Dokument
Typ dokumentu (zwykły dokument, poufny dokument, faktura)
Nadawaca/ HUB
Data utworzenia pliku
Data wydania

ORGINALNY DOKUMENT

Asystent projektu musi również wskazać oryginał dokumentu - elektroniczny lub papierowy.

Jeżeli oryginał jest elektroniczny, to po zapisaniu wszystkich pól na etapie przetwarzania dokumentu automatycznie trafi do archiwum.

Jeśli oryginał jest na papierze, to przed wejściem do archiwum Asystent będzie musiał przejść jeszcze jeden krok i wypełnić pole „Numer segregatora” - jest to numer fizycznego folderu, w którym dokument ten znajduje się w biurze. Umożliwia to szybkie wyszukiwanie.

ARCHIWUM I METRYKA DOKUMENTÓW

Wszystkie przetworzone dokumenty są przechowywane w archiwum.

Jest do niego szybki dostęp zarówno z poziomu aplikacji, jak i z poziomu Bitrix24.Disk w osobnym folderze. Każdy dokument w archiwum otrzymuje dodatkową ostatnią stronę z metryką - odzwierciedla ona wszystkie pola, które zostały wypełnione podczas przetwarzania dokumentu.

Wynik

PRZEPŁYW DOKUMENTÓW JEST AUTOMATYCZNY: ŁADOWANIE, REJESTRACJA, PRZETWARZANIE I ARCHIWIZACJA PRZYCHODZĄCYCH DOKUMENTÓW

KAŻDa FIRMa otrzymuje GRUPę OSÓB ODPOWIEDZIALNYCH ZA PRZETWARZANIE DOKUMENTÓW

PRAWA DOSTĘPU PRZYZNAWANE PRACOWNIKOM NA RÓŻnych ETAPach PRACY Z DOKUMENTAMI

WSZYSTKIE DOKUMENTY zgromadzone w jednym miejscu

Chcesz tego samego, a nawet więcej? skontaktuj się z nami!

Nie wahaj się oraz nie przekładaj automatyzacji w twojej firmie. Zawsze jest dobry czas na maksymalizacje wydajności Twojej firmy!

SKONTAKTUJ SIĘ

ZAKTUALIZUJ SWÓJ PORTAL BITRIX24 ZA POMOCĄ różnorodnych APLIKACJI oraz ZWIĘKSZ AUTOMATYZACJĘ SWOJEJ FIRMY!

Spróbuj teraz, za darmo z Bitrix24 Marketplace!

BONUS przy zakupie klucza licencyjnego aplikacji:

Instalacja aplikacji na twoim portal jest darmowa!

zainstaluj za darmo

kup klucz

masz jeszcze jakieś pytania? skontaktuj sie z nami!

Numer telefonu +48226022810

CRM form will load here

Bitrix24 Case study