Automatyczne generowanie dokumentów z szablonu
Przechowywanie danych klienta już po pierwszym spotkaniu
Szybka realizacja zamówień
![](https://cdn.bitrix24.pl/b7652237/landing/e17/e17ceb640f9cd351387f7f8469a673ff/imac-2568270_1920_1x.png)
bitrix24 case study
Firma świadcząca usługi inwestycyjne, dlatego głównym produktem firmy są różnego rodzaju kontrakty.
Nasz klient formalizuje relacje między swoim klientem a inwestorem.
Proces można opisać w następujący sposób:
- Na życzenie klienta nasz klient przygotowuje określoną listę dokumentów.
- Często, aby otrzymać ten pakiet dokumentów, klient zwraca się do swoich kontrahentów lub innych powiązanych firm, organizacji rządowych, które przesyłają niezbędne dokumenty.
- Równolegle nasz klient odbywa kilka spotkań z klientem w celu uzgodnienia działań, podpisów, konsultacji oraz zrozumienia etapu procesu.
- Po zebraniu wszystkich dokumentów i przekazaniu ich do odpowiednich organów, nasz klient pozostaje w porozumieniu ze swoim klientem w celu wprowadzenia poprawek i rozwiązania problemów pojawiających się w trakcie kampanii.
- Nie ma kontroli nad etapem Dealu (realizacją zamówienia), stanem komunikacji z klientem.
- Każdy etap złożonego procesu jest wprowadzany ręcznie, przez co czasem występują błędy np. kierownik może pominąć (zapomnieć) ważny etap realizacji zamówienia. Skutkuje to naruszeniem integralność i „płynność” procesu.
- Wprowadzenie informacji do Bitrix24 zajmuje zbyt dużo czasu, niezależnie, czy jest to szkic dokumentu, komentarz, dane klienta lub projektu, czy też generowanie zadań.
- Istnieje tylko częściowa automatyzacja generowania dokumentów - niektóre pola trzeba wypełnić ręcznie. Nie ma jednego szablonu do przechowywania informacji o wynikach spotkań.
- Niektóre dane są wypełniane i przechowywane w Excelu, a nie w głównym systemie do pracy - Bitrix24. Jest to niewygodne i nieskuteczne.
Tasks
Automatyczne generowanie Lead'a
Zautomatyzowanie sprzedaży złożonego produktu o strukturze wielokomponentowej
Zautomatyzowanie tworzenia różnych dokumentów
Automatyczne tworzenie zadań z szablonu
Wyniki
bitrix24 case study
Jak to funkcjonuje teraz?
BITRIX24 CASE STUDY
Szybka realizacja zamówień
Kierownik projektu wybiera rodzaj usługi w Lead or Deal, który automatycznie pobiera wszystkie niezbędne informacje o naszej usłudze do Profilu karty - w naszym przypadku listę dokumentów i inne cechy.
Powyższe czynności tworzą nowy proces:
1) Zadanie jest ustawione danymi z karty profilu CRM (zadanie „Przygotowanie dokumentów” z listą kontrolną niezbędnych dokumentów)
2) Proces biznesowy i inne automatyczne sprawy są uruchamiane w zależności od zawartości pola (na przykład proces biznesowy „Generuj dokumenty” lub przypomnienie „Sprawdź zamówienie u klienta”)
3) Dogodne jest również, gdy za sprzedaż produktu lub usługi odpowiadają różne firmy lub konkretne osoby - w zależności od kontrahenta uruchamiane będą różne procesy, tworzone będą różne typy lub szablony dokumentów
![](https://cdn.bitrix24.pl/b7652237/landing/583/583995343c933e2a5827b1b943fb38fa/_1x.png)
![](https://cdn.bitrix24.pl/b7652237/landing/ef3/ef3445222e4a36a17233f73efec07b89/wanirpl_1x.png)
Kontrola DeadLIne'u
Aby dotrzymać terminów, Bitrix24 ma roboty, które kontrolują terminy i przypominają pracownikom o niezbędnych działaniach np. po utworzeniu zadania „Przygotuj dokumenty” kierownik musi je wykonać w ciągu 2 dni. Jednocześnie będzie otrzymywał powiadomienia, gdy zbliża się termin lub się spóźnia z wykonaniem zadania .
Co więcej również na etapie, gdy dokumenty zostały już przekazane inwestorowi w celu podjęcia decyzji o finansowaniu, projekt zostaje „wstrzymany” do czasu otrzymania odpowiedzi. W przeddzień tego terminu kierownik otrzymuje powiadomienie „Czas odebrać dokumenty”
Menedżerowie nie muszą wprowadzać ręcznie informacji
System automatycznie przypomina o następnych krokach działań
Automatyczne tworzenie zadań z szablonów jeden po drugim pomaga pracownikom pracować szybciej i efektywniej
![](https://cdn.bitrix24.pl/b7652237/landing/efc/efc9b823f0e031e2f052f8beb0fb06c8/wanir_docl1_1x.png)
![](https://cdn.bitrix24.pl/b7652237/landing/272/27213cbb140305b55e42cd53641d30aa/photo_2020-11-20_13-10-14_1x.jpg)
W rezultacie otrzymaliśmy następujący schemat automatyzacji:
![](https://cdn.bitrix24.pl/b7652237/landing/7f9/7f9a808637d61f583d6efd4313a3461b/Wanir_v1805v09_1_-DEAL_2_1x.png)