PRZYKŁADY WDROŻENIA 

Wdrożenie portalu korporacyjnego
w firmie «Milavitsa»


KLIENT

Firma handlowa «Milavitsa» zam. sp. wspólna

DATA

Październik - listopad 2014

ZADANIA

Wdrożenie portalu korporacyjnego, integracja z OTRS, projekt, ułożenie, hosting (rozmieszczenie portalu w chmurze Support.by)

NARZĘDZIA

Bitrix24, PHP, JavaScript

Proponujemy do zapoznania się z wdrożeniem produktu «Bitrix24».

Jednym z celów wdrożenia Portalu Korporacyjnego było usprawnienie wewnętrznej i zewnętrznej komunikacji firmy, w tym:

• wdrożenie planowania i rozliczania czasu pracy personelu 
• automatyzacja niektórych wewnętrznych procesów biznesowych 
• prowadzenie ewidencji wadliwych produktów z komentarzami i ocenami eksperckimi dostawcy . 

Zaproponowano również rozwiązania w celu przyspieszenia pracy portalu korporacyjnego. 

MECHANIZMY

JPodczas procesu wdrażania przez nasz zespół specjalistów uruchomione i zrealizowane zostały następujące mechanizmy:

 autoryzacja przelotna i korzystanie z OTRS



skrypty tworzenia kopii zapasowych dostarczone przez środowisko bitrix, dostosowane do tego portalu



Pocztowy serwer klienta MS Exchange



Zadania i realizacja

1. KONFIGURACJA POWIADOMIEŃ POPRZEZ E-MAIL

Aby szybko powiadamiać pracowników o zdarzeniach mających miejsce w firmie, ustawiona została możliwość prawidłowego wysyłania i odbierania powiadomień e-mail przez portal.



2. Ustawienie magazynu plików na płaszczyźnie sieciowej

Nasz klient zdecydował się na skonfigurowanie magazynu plików na powierzchni sieciowej. W ten sposób został utworzony element menu «Dokumenty», który zawiera foldery z plikami, wyświetlanymi przez użytkowników w zależności od ich praw dostępu. Aby ułatwić dostęp do tych danych, wdrożono mechanizm autoryzacji przelotowej, pozwalający użytkownikom uniknąć ponownego wpisywania swojego loginu i hasła.

3. INSTALACJA SYSTEMU OBSŁUGI ZAPYTAŃ UŻYTKOWNIKÓW (INTEGRACJA Z OTRS)

Funkcja ta umożliwia użytkownikom portalu korporacyjnego na pozostawianie wszelkiego rodzaju zapytań. W menu «Usługi» -> «wnioski elektroniczne» znajdują się dwie pozycje menu:

«Złożyć wniosek lub zobaczyć moje wnioski» - ten element menu jest widoczny dla użytkowników grupy «Pracownicy» z autoryzacją przelotową. Kiedy użytkownik dodawany jest do tej grupy, tworzone jest dla niego konto w części OTRS użytkownika, a funkcja autoryzacji przelotowej staje się dla nich dostępna.

Ponadto przed napisaniem nowego wniosku użytkownik przechodzi na stronę z najczęściej zadawanymi pytaniami, co jest bardzo wygodne i pozwala uniknąć pytań tego samego typu.

4. INSTRUKCJA Z ZAKRESU PODSTAWOWYCH USTAWIEŃ PORTALU

Podczas tego zebania wyjaśniono główne kwestie związane z funkcjami konserwacji portalu.

5. USTAWIENIE WEB KLIENTÓW POCZTOWYCH

Dla wygody niektórych użytkowników ustawino możliwość przeglądania swojej poczty z portalu. Dla użytkowników grup «Administracja» i «Dyrektorzy filii» dostępny jest punkt menu «Poczta», otwierający klienta poczty.


6. Ocena wydajności

Nastąpiło silne spowolnienie pracy portalu. Aby wyświetlić możliwe błędy konfiguracji, dokonano oceny wydajności portalu:

W rezultacie okazało się, że wydajność znacznie się zmniejsza z powodu wysyłania wiadomości e-mail za pośrednictwem zewnętrznego serwera pocztowego MS Exchange. W celu częściowej poprawy wydajności, zainstalowany został akcelerator APC, który przyspiesza pracę PHP.

7. Przywracanie kopii zapasowej portalu

Pomyślnie przetestowana została możliwość przywracania wszystkich danych portalu z kopii zapasowej (jak również ustawiono tworzenie kopii zapasowych), to zadanie nie sprawiło trudności służbie wsparcia technicznego support.by



8. OPRACOWANIE INSTRUKCJI UŻYTKOWNIKA Z ZAKRESU ROZDZIELENIA PRAW DOSTĘPU DO ANKIET I AKTUALNOŚCI.

W celu uniknięcia problemów z dostępem, została napisana instrukcja użytkownika dotycząca ustawiania praw dostępu do różnych stron portalu, wyraźnie demonstrująca zarządzanie prawami dostępu dla grup użytkowników.

9. Ustawienie rezerwacji samochodów i sal negocjacyjnych

Ze względu na konieczność prowadzenia zebrań wprowadzono możliwość rezerwacji pomieszczeń negocjacyjnych. W ten sposób, odpowiedzialny za to sekretarz otrzymuje powiadomienie, że zebranie zostało zaplanowane na konkretny termin i że należy przygotować salę.

To samo zrobiono w przypadku samochodów firmowych - kierowca otrzymuje powiadomienie e-mailem i wie, że samochód został zarezerwowany na określony termin.

Rezerwacji można dokonać w zakładce «Usługi» -> «Sale negocjacyjne i samochody», w której widnieją dostępne sale oraz samochody.

10. USTAWIENIE SERWISU «MASZ POMYSŁ?»

Użytkownicy portalu mogą dodawać zapisy na danym blogu, pojawiła się również możliwość jego moderacji przez użytkowników, wchodzących w skład specjalnych grup (na przykład w Służba w zakresie Personnelu). Dzięki takiej usłudze pracownicy mogą z łatwością podrzucać nowe pomysły korporacyjne, które mogą usprawnić pracę firmy.

11. Tworzenie ewidencji wadliwych produktów

Ponieważ wadliwe produkty pojawiają się czasem w każdym przedsiębiorstwie, opracowano osobny moduł do ich rejestru. Usługa ta pozwala odpowiedzialnym na pozostawienie skarg dotyczących wadliwych produktów. Podczas tworzenia nowej skargi

pracownicy działu marketingu otrzymują e-mailem powiadomienie i uzgadniają się na dane we wniosku. Po zatwierdzeniu reklamacji Merchandiser otrzymuje e-mailem powiadomienie, następniemoże dodać komentarz do każdego produktu:

Możliwe jest również przeglądanie szczegółowych informacji dotyczących każdej skargi oraz załadowanie danych o wszystkich wadliwych produktach do arkusza kalkulacyjnego Excel.

REZULTAT

W ten sposób przeprowadzone zostało wdrożenie pełnoprawnego portalu korporacyjnego. W wyniku naszej pracy klient był zadowolony z powodu zwiększonej prędkości oraz jakości komunikacji wewnątrzkorporacyjnej, poprawy wzajemnego zrozumienia między pracownikami, a także dokonanej przez nas adaptacji portalu korporacyjnego dla ich firmy.

WYPEŁNIJ FORMULARZ LUB SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI


Chętnie udzielimy Ci konsultacji!

Contact Info

SUPPORT.PL Sp. z o.o.

Warszawa, Polska

+48 790618514